Facture proforma
Pour qu'un contrat commercial se matérialise, il faut que les deux contractants aboutissent à un accord. Il dépend de l'offre commerciale, des conditions générales de vente et de l'acceptation de cet accord. La facture proforma en est une matérialisation.
La facture pro forma permet donc de formaliser de manière ferme et définitive les différentes propositions qu'a pu faire l'exportateur à l'importateur au cours de ses divers entretiens. Elle est destinée à l’importateur qui en a besoin pour obtenir l’autorisation d’importer la marchandise ou encore pour se procurer les devises nécessaires pour procéder au paiement de la marchandise.
La facture Pro forma fait partie d'une liste de factures utilisées dans le cadre de transactions à l'international. On pourra en effet citer comme autres factures, la facture consulaire, la facture commerciale, ou encore la facture douanière.
La facture proforma : définition
La facture proforma est donc un document qui est destiné à l’importateur. Elle se présente comme une facture commerciale classique mais au lieu de mettre un numéro, il est tout simplement précisé : "Facture pro forma".
Une offre commerciale s'appuie sur un document écrit, ce document a pour objectif majeur d'être lu. Pour cela, la facture pro forma doit être rédigée dans une langue qui pourra être comprise par l'importateur.
La facture proforma est également un document qui permet à l'acheteur, ici l'importateur, d'effectuer toutes les démarches inhérentes à son opération d'importation, comme par exemple, l'obtention d'une licence d'importation ou encore la mise en place de crédits documentaires. A lui incombera ensuite la charge de se renseigner auprès des administrations compétentes de son pays.
La facture pro forma peut être considérée comme un devis ou une offre. Elle peut d'ailleurs ensuite parfois être suivie par la facture commerciale. Cette dernière permet de fixer les accords qu'on pris en commun les deux parties, mais pas uniquement *.
La facture proforma : le document
Dans le document il est stipulé, et ce clairement FACTURE PROFORMA si possible en gras et de manière lisible. Le contenu de la facture est comme suit:
FACTURE PROFORMA
éventuellement un numéro de facture proforma,
les coordonnées des deux contractants,
les modalités de paiement,
les modes de paiement,
l'Incoterm choisi,
la monnaie prise en compte,
l'emballage (éventuellement),
les marchandises et leurs références (si elles en possèdent une)
le type de marchandise,
le poids et volume et la quantité des marchandises,
le prix unitaire ainsi que le montant total,
le délai de règlement ,
éventuellement la durée de validité de la facture pro forma,
le mode de transport utilisé,
les documents nécessaires,
le pays d'origine de chaque marchandise,
le code douanier,
et éventuellement les conditions particulières comme des garanties bancaires par exemple ou encore l'ouverture d'un crédit documentaire.
La facture proforma doit être transmise sur un papier à entête de la société exportatrice, avec son ou ses numéros d'immatriculation (Siret et n°de TVA).
Portée juridique de la facture proforma
La facture proforma est donc une offre commerciale et un contrat commercial en temps que tel. Elle détermine les responsabilités de l'exportateur. Si elle est acceptée dans les délais impartis, l'importateur pourra se retourner contre son exportateur en cas de litiges. Elle a valeur de contrat.
Attention. Il est conseillé d'accompagner la facture proforma par les conditions générales de vente pour en assurer la protection juridique.
*Attention. L'acceptation peut être donnée par téléphone ou de vive voie. Pour se prémunir contre cet état de fait, il est recommandé de stipulé sur les conditions générales de vente que la validation du contrat commercial (ici notre facture proforma) est effective par un accusé de réception écrit avec accord.
